コロナウイルスCOVID-19流行中の最高なビジネス実践

通称コロナウイルスと呼ばれるCOVID-19が急速に世界中に広がっています。2020年3月11日、世界保健機関(WHO)は、コロナウイルスの流行を公式に宣言しました。

ビジネスオーナーや経営者にとって、パンデミックの流行が収束するのを待つ間、従業員、ベンダー、顧客を守るための危機管理計画を検討することは重要です。COVID-19の流行中に採用すべき最高なビジネス実践を理解することで、ビジネスへの影響を最小限に抑えながら、今後数週間を乗り切ることができます。

コロナウイルスとは?

コロナウイルス家族には、ヒトや動物が感染する可能性のあるウイルスがいくつか含まれています。コロナウイルスの中には、風邪のバージョンであるものもありますが、MERS(中東呼吸器症候群)やSARS(重症急性呼吸器症候群)などの有名なものは、深刻な公衆衛生上の危機を引き起こしています。

世界中に広がっているコロナウイルスの現在の反復は、科学者によって "コロナウイルス病2019 "の略であるCOVID-19としてラベル付けされています。このウイルスは中国で発生したもので、もともとは動物からヒトに感染していた可能性があります。中国での人から人への感染はすぐにCOVID-19の流行を引き起こし、ウイルスは米国を含む多くの国に広がっています。

COVID-19は一般的にインフルエンザと比較されています。しかし、コロナウイルスとほとんどのインフルエンザとの大きな違いの一つは、症状を示さずに感染することができる時間の長さです。インフルエンザの平均潜伏期間は、一般的に約 2日間です。対照的に、コロナウイルスに感染した場合は、症状が出るまでに2週間かかることがあります。この間、無症状の人は感染を広がります。このことが、この病気が世界的に急速に広がっていることを理解する上で重要な要素となっています。

コロナウイルスに感染した人の中には、重症化したりする人も多くいます。コロナウイルスに感染した人の約80%は軽症であるか、症状が全くない場合もありますが、残りの20%はすぐに重症化します。WHOは、COVID-19の15%の症例は重症化して酸素を必要とし、残りの5%は重篤になっており、患者は人工呼吸器を使用して生存することになると指摘しています。コロナウイルス症例の死亡率は3~4%と予想されています(インフルエンザの死亡率は0.1%)。

コロナウイルスの症状

コロナウイルスは主に呼吸器系の病気で、症状は様々なタイプのインフルエンザと似ています。そのため、咳や息切れ、高熱が出ることが多いです。このような症状がある場合は、救急外来や緊急医療センターに行く前に都道府県・保健所等による電話相談窓口に連絡してください。

このような症状の人は、コロナウイルスに感染しているか、インフルエンザに感染している可能性があります。鼻水が出ていて熱がない人は、風邪の可能性が高いです。コロナウイルスに感染した大多数の人は回復しますが、重症の場合は腎不全、重度の呼吸器疾患、死に至ることもあります。

コロナウイルスの影響を受ける国

3月31日現在、世界中で78万6千人以上の人がコロナウイルスに陽性反応を示しています。これまでのところ、約5分の1の166,000人が回復しています。37,800人以上がウイルスで死亡しています。

中国での感染が始まって以来、約8万人の感染者が出ています。中国とヨーロッパ、アメリカ、韓国を合わせると、世界のコロナウイルス感染者数の90%近くを占めています。しかし、現在、コロナウイルスは約178カ国に存在しているので、その数は変化すると予想されています。

コロナウイルスの影響を受ける事業

COVID-19の急速な広がるにより、あらゆるビジネスが大きな打撃を受けています。E3ゲームコンベンション、FacebookのF8カンファレンス、SXSW、Google I/Oなどの主要なイベントがキャンセルされています。その他にも、コーチェラ・ミュージック&アーツ・フェスティバルなどの主要なエンターテイメントイベントがキャンセルされています。

実際、ブロードウェイの劇場、ディズニーのテーマパーク、メトロポリタン美術館やメトロポリタンオペラなどの施設がすべて閉鎖され、エンターテイメント部門は特に大きな打撃を受けているようです。スポーツ界も閉幕しており、NBA、NHL、MLB、MLS、プレミアリーグはすべてシーズンの中止または延期となっています。

中小企業は、コロナウイルスの流行によってひどく打撃を受けています。レストランや小売店は、人々が家に留まることで被害を受けています。さらに、世界中の教育機関は閉鎖されており、多くは数週間、その他の学校は休校となっています。

多くの企業が従業員に在宅勤務を選択させる一方で、病気休暇の方針を拡大している企業もあります。中には、サプライチェーンの遅延や格差によって大きな打撃を受けている企業もあり、特に中国から商品を調達している企業では、商品の輸送能力が60%も低下しています。

コロナウイルスCOVID-19流行中の最高なビジネス実践

企業の経営者や管理者が、パンデミックが自分たちの組織にとってどのような意味を持つのかを懸念するのは当然のことです。状況をより複雑にしているのは、パンデミックがどのように発展するのか、あるいはどのくらいの期間続くのか、まだまったく予測できないことです。企業は数週間の危機を想定して計画を立てるべきなのでしょうか、それとも数ヶ月の危機を想定して計画を立てるべきなのでしょうか?まだ誰も確信が持てません。

業界によって影響を受けるレベルが異なり、異なる予防策を講じる必要があります。例えば、不況に強いと思われがちなエンターテインメント業界は、特に大きな打撃を受けています。

状況は日々変化しており、専門家でも次に何が起こるかを予測することは難しい。これは計画し、行動を取るためにビジネスリーダーの能力が問われますが、いくつかの基本的なベストプラクティスは、コロナウイルスがどのように流行しても、基本的なベストプラクティスは、あなたの会社が物理的、心理的、財務的に可能な限り健康であることを助けることができます。

1. 透明性を保つ

あなたが提案している変更にパニックになっている労働者もいるかもしれません。この大流行時に組織をリードする最善の方法は、冷静に行動することで手本を示すことです。

パンデミックがあなたの会社に及ぼす影響について、あなたが持っているすべての情報を提供してください。従業員を毎日、またはそれ以上の頻度で情報を更新することを意味する場合でもです。

電子メール、グループテキスト、ビデオ、チャットグループなどを利用して、コミュニケーションの機会を確保し、全従業員が必要な情報を得ていることを確認してください。従業員がウイルスの蔓延を防ぐために何ができるのか、仕事の要求や報酬の面で何が期待できるのかを理解できるようにします。リモートワーク中にどのようなリソースが利用できるかを明確にします。コロナウイルスに関するすべての情報は、厚生労働省などの信頼できる情報源から入手する必要があります。

2. 職場をきれいに保つ

コロナウイルスは表面に最大9日間生存する可能性があることが明らかになっています。これには、ドアの取っ手、テーブル、キーボード、トイレの取っ手など、職場で人々が毎日触れるあらゆる表面が含まれます。手や表面に付着した細菌を除去するための手指消毒剤や除菌ワイプを用意することで、オフィスを健康に保つことができます(従業員はより安心してケアされていると感じます)。従業員の中には手袋を着用したい人もいるでしょうから、ラテックス製ではない使い捨てのものを用意しましょう。

リーダーとして、自分のオフィスを定期的に拭いたり、手袋を着用したり、手をこまめに消毒したりすることで、ペースを決めることができます。トイレには石鹸をたくさん用意し、ハンドドライヤーをペーパータオルに変えて、細菌を広げないようにしましょう。体温計を持ってきて、体温を測ることで、他の人(そして自分自身も)に病気ではないことを安心させることもできます。

職場によっては、マスクを着用するのも良いでしょう。WHOによると、COVID-19と診断された人、またはその疑いがある人と接触する場合は、マスクを着用する必要があります。他の原因であっても、咳やくしゃみをしている従業員もマスクを着用した方が良いでしょう。

3. 病気の従業員を家に帰す

従業員の中に38度以上の熱がある人がいたら、その人たちは仕事に出てはいけません。24時間以上熱が出ない状態になるまで職場に戻ることはできません。従来、病気休暇を確認するために何らかの医師の診断書を必要としていた場合は、そのような方針は捨てて、従業員の言葉を鵜呑みにしましょう。病院や開業医は、今後数週間の間に患者さんが殺到することが予想され、あなたの従業員が受診できなかった可能性があります。

また、今は病気休暇の方針を見直すのにも良い時期です。従業員の病気休暇の有給日数に上限を設けている場合は、その日数の延長や削除を検討してください。また、必要に応じて、従業員が病気の親族の世話をするために病気の日を取ることができるように、ポリシーを延長する必要があります。時給制の従業員の時間を削減する予定がある場合は、いずれにしてもフルタイムで給与を支払うことを検討してください。

4. 旅行計画と大人数のお集まりをキャンセル

重要でない旅行はすべてキャンセルすることを推奨しているCDCは、最新の旅行制限に関するニュースを掲載した最新のウェブページがあります。組織を代表して定期的に海外旅行をする従業員がいる場合、彼らはあなたの国の国境に再入国することができない可能性があることを念頭に置いてください。

多くの大規模なコンベンションやフェスティバルは、来月かそこらの間にすでにイベントをキャンセルしています。あなたのビジネスが主催している大規模なイベントはキャンセルした方が良いかもしれません。可能な損失を補償するかどうかをビジネス保険のプロバイダに確認してください。

5. 代替ワークフロープランの作成

コロナウイルスが流行すると、社員が病気で出勤できなくなることがあります。また、学校が休みになったり、子供の世話をしなければならなくなったりして、多くの従業員が自宅にいなければならなくなるかもしれません。

これらの可能性に備えるために、 ビジネスを継続するために必須な機能を決めてください。そして、すぐにクロストレーニングを開始してください。そうすれば、欠勤者が多くなった場合でも、必要不可欠な機能に対応できる人材を確保することができます。

また、必須機能以外の機能を停止させるきっかけを見極める必要があります。さらに、リモートで対応可能な機能を見極めて、できるだけ多くの社員を在宅勤務に転換させましょう。

リモートワーク政策を成功させるための戦略とツール

コロナウイルス発生時にビジネスを継続するための最も効果的な方法の一つは、可能な限りリモートワークに移行することです。すべての業界で可能ではありませんが、テクノロジーのおかげで、生産的な方法で行うことが非常に簡単になりました。コロナウイルス発生時に在宅勤務が必要な従業員のためのベストプラクティスをいくつか見てみましょう。

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克服すべき課題

あなたのビジネスが通常、従業員にリモートワークを提供していない場合、リモートワークフローを成功させるための課題に直面したときの準備が十分ではないかもしれません。考慮すべき要素には、以下のようなものがあります。

  • サイバーセキュリティ - 従業員は自宅で仕事をするためのテクノロジーを持っているかもしれませんが、自宅のネットワークのセキュリティは、貴社のニーズには十分ではない可能性があります。ビジネスをリモートワークに移行する際には、従業員がセキュリティのベストプラクティスを理解していることを確認する必要があります。また、バックアップとリカバリーのリソースも提供するようにしましょう。
  • デジタルアクセス - 従業員は、ビジネスを効率的に行うために必要なブロードバンドインターネットアクセスを持っていない場合があります。モバイルインターネットアクセスを従業員に提供することで、チーム全体のつながりを維持することができます。
  • コミュニケーション - 同僚と定期的に顔を合わせることができれば、誤解があればすぐに解いたり、問題解決や新しい取り組みのアイデアを出し合ったりすることができます。リモートワークでは、このような簡単なアイデアを生み出す流れがなくなります。コミュニケーションを円滑かつ生産的に行うためには、コミュニケーションツールを提供し、それを使用するための明確なプロトコルを確立することが必要になります。
  • サプライチェーン管理 - コロナウイルス危機のため、多くの企業が深刻なサプライチェーンの問題を経験していますが、チェーンのさらに下にある企業は、数ヶ月以内に同じ問題が発生すると予想されます。アメリカ、ヨーロッパ、中国、韓国、日本、その他の影響の大きい地域から商品を調達している企業は、影響を受ける可能性が高いでしょう。自社のビジネスがどこに脆弱性があるのかを理解することで、必要な調整を計画することができます。遠隔地にいる従業員がサプライチェーンのギャップの影響を受けている場合は、同じ材料を現地で調達する方法を探してください。
  • 海外出張 - 現場に従業員がいる場合、コロナウイルス危機による制限のために出張ができない可能性があります。必要な技術を提供することで、彼らがリモートワークを継続できるように事前に計画を立てておくことで、チームの活動性と生産性を維持することができます。

1. VPNでデータやその他の資産を保護する

あなたの従業員がリモートで作業するようにシフトすると、彼らは自分のラップトップやモバイルデバイスを使用している可能性があります。ほとんどの場合、自社のオフィスで提供しているようなセキュリティレベルでは、オンラインでの作業は行わないでしょう。そうなると、新たなレベルの脆弱性が生じます。保護がなければ、会社のデータや顧客のデータが本当に危険にさらされる可能性があります。

必要な保護を提供するために重要なステップの1つは、VPNを使用することです。VPNはプライベート・トンネルとして機能し、暗号化によりセキュリティを強化することで、エンド・ツー・エンドのオンライン通信を保護します。

リモートワーカーは、どのようなデバイスや場所からでも会社のVPNを使用することができます。VPNをオンにすれば、セキュリティレベルの高い作業が可能となり、安心して作業を行うことができます。二重要素認証などの他のセキュリティ要素を組み込むことで、さらにセキュリティを強化することができます。ビジネスに適したVPNを探す際には、多くの選択肢がありますので、速度、コスト、利用可能な場所、検討しているVPNと互換性のあるデバイスなどの問題を考慮してください。

2. コラボレーションツールを活用する

リモートワークに移行したときに従業員にとって最も大きな変化の一つは、仲間意識や協調性の喪失です。何気ないことであっても、他の社員と交流する機会は予想以上に重要です。それが失われることで、従業員は予想外の形で影響を受けることになります。

集中的なコラボレーションから、仕事の日を楽しくする何気ない会話まで、すべてを可能にするために、会社が必要とするコラボレーションツールに投資しましょう。ほとんどのコラボレーションソフトウェアは、何らかの形で従業員をセントラルハブに集まりますが、すべてのツールが同じというわけではありません。リモートワーカーを支援するサービスには、以下のようなものがあります。

  • Slackは数百人、数千人のユーザーを一度に接続することができるので、大規模な組織に最適です。ユーザーはトピックに関連したチャンネルを整理したり、ダイレクトメッセージを送り合ったり、Slackを通じて電話をしたりすることもできます。
  • Podioは、タブレットを含むモバイルデバイスから多くの従業員が作業することが予想される場合に便利です。この使いやすいアプリは、Google Drive、Dropbox、Evernoteなどと統合し、簡単にファイルを共有することができます。
  • Trelloは、コミュニケーションを超えたコラボレーションを実現し、リモートで仕事をしていてもワークフローを維持できるプロジェクト管理ソフトウェアを提供します。ユーザーはToDoリストを作成したり、タスクを割り当てたり、フィードバックを提供したり、ボードやリスト形式で作業を行うことができます。
  • Wrikeはスケジューリングとプロジェクト管理のツールで、チーム全体がお互いの貢献度を常に最新の状態に保つことができます。Salesforce、Adobe、Github、Googleなどと統合できるので、コラボレーションを促進する中心的なハブとして最適です。

3. リモートワークに必要な機器の提供

職場に必要なテクノロジーを揃えるのは当たり前ですが、従業員の多くは在宅勤務を成功させるために必要なものを持っていないかもしれません。確かにインターネットへのアクセスはありますが、ビジネスに必要なブロードバンドを持っているでしょうか?また、自宅のコンピュータにソフトウェアが必要な場合もあります。場合によっては、彼らが必要とするものを短期的のライセンスを購入する必要があるかもしれません。

また、自宅でデスクトップを使用している社員は、ビデオ会議用のウェブカメラを持っていない場合があり、コミュニケーションをうまく取るためにマイク付きのヘッドフォンが必要な場合もあります。社員を自宅で出勤させる前に、どんな機器が必要なのかを調査し、自宅に直接送ってもらうことで、リモートワークをスムーズにスタートさせることができます。

4. リモートワークのスキルを教える

リモートワークへの移行は簡単ではありません。マネージャーは、チームが生産的に仕事を続けるために必要なものがすべて揃っていることを確認し、物事が順調に進んでいるように見えても、定期的にチームをチェックする必要があります。今は特に、全員が同じ情報を得てアクセスできるようにすることで、包括的な対応ができるようにしましょう。

在宅勤務を成功させる方法についての情報を従業員に提供することで、シフトの流れをスムーズにすることができます。気が散らないように専用の場所を確保し、指定された時間に出社して仕事をするように促します。従業員がメッセージングやEメールでのコミュニケーションに慣れている場合は、電話やテレビ会議にシフトするように促し、しばらくの間不足するであろう対人関係を維持するようにしましょう。

まとめ

不確定期限に発生するコロナウイルスに対処するための準備として、以下のベストプラクティスに従うことで、ビジネスと従業員の健康を維持することができます。CDCのウェブサイトで、ウイルスの蔓延やその他の公衆衛生対策に関する最新情報をチェックして、最新の情報を入手しましょう。

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